Delen

‘Door realtime inzicht ontstaan advieskansen voor de accountant’

DRV Accountants & Adviseurs zet vol in op digitalisering. De dashboardingsoftware van Comandi speelt daarin een centrale rol. Naast de overzichtelijke realtime managementinformatie is de mogelijkheid om ondernemers snel en concreet te adviseren over hun bedrijfsvoering een van de belangrijke pluspunten van het dashboard, zegt DRV-partner Marc van Can. ‘Je kunt direct inspelen op de behoefte van de ondernemer.’

 

 

Met dertien vestigingen in Zuidwest-Nederland is DRV een van de vijftien grootste accountantskantoren van het land. Enkele jaren geleden is de focus gelegd op digitalisering. ‘Er wordt voorspeld dat 95% van het werk van accountantskantoren zal verdwijnen’, licht DRV-partner Marc van Can de strategische keuze toe. ‘De praktijk van vandaag is dat er meer werk ligt dan ooit, maar dat wil niet zeggen dat die trend er niet komt. Wij dachten: linksom of rechtsom moeten we ons voorbereiden op de toekomst. Wij wilden juist de totale samenstelpraktijk gaan inrichten zoals die er over tien jaar uit moet zien.’

Van scannen en herkennen naar UBL

Door vroegtijdig en volledig op een nieuwe (digitale) manier van werken over te stappen, had DRV de tijd om de organisatie er als geheel klaar voor te maken, zegt Van Can. ‘Ga je een nieuwe werkwijze doorvoeren in een apart bedrijfsonderdeel, dan krijg je daar enthousiaste klanten en medewerkers, maar 75% van je werk doe je nog op de oude manier. Terwijl je weet dat de andere onderdelen ook ooit moeten omschakelen. Wat vandaag nog scannen en herkennen is, wordt straks UBL. Over vijf jaar weten we niet beter meer. En dan moet je organisatie er klaar voor zijn.’

Realtime en overzichtelijk

Onderdeel van de innovatieslag was het aanschaffen van de dashboardingsoftware van Comandi. ‘Een belangrijke reden was de overtuiging dat zij vol zouden blijven investeren in hun dashboard.’ Comandi is voor DRV het centrale punt in de communicatie met de klant. ‘Dankzij de digitalisering van de administratie heb je realtime informatie en die informatie kun je duidelijk in een dashboard weergeven.’ Grafieken, KPI’s en resultatenoverzichten kunnen allemaal inzichtelijk worden gemaakt in het dashboard, in combinatie met operationele data. ‘Ik merk wel dat de klant graag doorklikt naar een ouderwetse winst-en-verliesrekening en een ouderwetse balans’, zegt Van Can.

Inzicht biedt contactmomenten

Dat actuele overzicht geeft de accountant tools in handen om zijn toegevoegde waarde te vergroten, zegt Van Can. ‘Ook wij kunnen heel snel zien hoe het met een klant gaat en welke trends er zijn. Dat levert gespreksonderwerpen op en je kunt veel sneller schakelen. Denk aan een oplopende debiteurenpositie of een dalende marge. Als je nog geen contactmoment hebt met de klant, kun je er daarvan een maken. Je kunt allerlei software koppelen, zoals kassa- en planningprogramma’s en salessoftware, zodat je bijvoorbeeld veel sneller subsidies kunt inschatten of financieringsbehoeften in beeld kunt brengen. Voor dat laatste hebben wij weer software waarmee snel inzichtelijk kan worden gemaakt wat je waar tegen welke voorwaarden kunt financieren.  Je hebt een heel palet aan mogelijkheden die je met de klant kunt bespreken. Die kan bovendien veel makkelijker meekijken.’

KPI’s beter zichtbaar

Comandi biedt in eerste instantie een eenvoudige weergave van de administratie, geeft Van Can aan. ‘Maar er kan meer. Je kunt als bedrijf ook willen weten hoe de verschillende productcategorieën het doen qua omzet. Dat is wat ingewikkelder zichtbaar te maken in de administratie. Comandi kan dat veel beter. Dan zie je waar je geld aan verdient en waar je geld op verliest.’ Als accountant vraag je de klant als eerste wat hij belangrijk vindt, zegt Van Can. ‘Ik vraag altijd wat iemand over zijn bedrijf wil weten als hij wakker wordt. De eerste drie dingen die hij noemt, moet hij direct in het dashboard kunnen bekijken. Wil hij inzicht hebben in omzet, marges, debiteuren, ziekteverzuim, loonkosten, omzet per medewerker? Dat kun je allemaal in Comandi laten zien.’

Een ander voordeel is dat Comandi makkelijk is te koppelen met andere software. Benchmarking is bijvoorbeeld mogelijk via een koppeling met de branchetool van de SRA.

‘Het merendeel van de koppelingen is standaard. Die zijn makkelijk en gebruikersvriendelijk in te richten.’

Prikkelen om dashboard te bekijken

Van Can moet wel toegeven dat de meeste klanten in het begin niet veel met het dashboard doen. ‘De ironie is vaak dat het aantal keren dat een klant op zijn dashboard kijkt, afhankelijk is van hoe vaak de accountant op bezoek komt. Dan kijkt de ondernemer even snel, want ‘straks gaat de accountant moeilijke vragen stellen.’ En dat is niet de bedoeling van een dashboard. Een klant moet het uit zichzelf gaan kijken. Wij proberen continu de klant daartoe te prikkelen door een keer per maand een bericht te sturen over de omzet, of over de debiteurenstand. De klant gaat dan kijken, want hij wil ook weten waar wij het over hebben.’

Hou het concreet

Contact opnemen met een concrete boodschap werkt goed, aldus Van Can. ‘Als je aangeeft dat de omzet groeit, maar de post debiteuren nog harder, spreekt dat een ondernemer veel meer aan. Dan ontstaat er een gesprek. Wij kunnen dan adviseren over de opties: een kredietverzekeraar inschakelen, financiering regelen of betere incasso.’

Comandi laat het verhaal achter de cijfers in een begrijpelijk overzicht zien. Dat helpt ondernemers inzicht te krijgen in hoe hun bedrijf het nu echt doet. Van Can: ‘De meeste ondernemers zijn niet primair financieel onderlegd. Die zijn een bedrijf begonnen vanuit een passie en dat is niet boekhouden. Met Comandi kun je de cijfers op een makkelijke manier duidelijk maken voor iedereen. Het geeft de accountant ook de tools om verder te komen dan alleen overzichten maken. Dat is de grote uitdaging: ben je in staat een gesprek met je klant te voeren? Kun je de klant adviseren over hoe het verder moet? Uiteindelijk heb je als accountant alleen toekomst als je echt iets te vertellen hebt.’

 

Bron: Door realtime inzicht ontstaan advieskansen voor de accountant. (2019, September). Accountancy van Morgen, speciale uitgave, 68-69.

Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief.